Bokföra en dropshipping-verksamhet

Att starta ett företag inom dropshipping eller e-handel är ett spännande steg men en sak som ofta känns krånglig i början är bokföring. Detta är ett sätt att hålla ordning på alla pengar som kommer in och ut ur ditt företag. Många som är nya inom e-handel tycker att bokföring verkar svårt och lätt att göra fel på, men i själva verket kan det bli en naturlig del av din verksamhet om du får rätt vägledning från start.

I denna guide går igenom allt man behöver veta, steg för steg. Man kommer förstå varför bokföring är viktigt, vad det innebär i praktiken, vilka alternativ man har, och hur man undviker vanliga misstag. Det spelar ingen roll hur bra man är på siffror eller inte,  det handlar om att ha koll på sin verksamhet, bygga ett stabilt företag och följa svenska lagen.

Vad är dropshipping?

Dropshipping och  e-handel säljer man produkter på en egen hemsida, men man har inget eget lager. När en kund köper något i din butik skickas ordern vidare till en leverantör, som i sin tur skickar produkten direkt till kunden. Du behöver alltså aldrig själv ha produkten hemma eller ta emot något paket. Det här gör att du kan komma igång med väldigt lite pengar och utan att behöva hyra något eget lager.

Eftersom du bara betalar för produkterna när någon köper dem, minskar också risken. Du slipper sitta med osålda varor. Det här är en anledning till att många unga i Sverige väljer just dropshipping som sin första företagsidé.

Vad innebär bokföring?

Bokföring handlar om att dokumentera allt som händer ekonomiskt i ditt företag. Varje gång du säljer något, köper in något eller betalar en avgift ska detta skrivas ner och registreras i ett bokföringssystem. Du kan se det som en ekonomisk dagbok för din verksamhet, där du steg för steg skriver upp vad som hänt med pengarna.

Bokföring är inte bara något du borde göra, det är faktiskt ett lagkrav. Så fort du driver ett företag i Sverige, även som enskild firma, är du skyldig att bokföra alla affärshändelser. Det innebär att du måste ha koll på vad som händer med företagets pengar och kunna visa detta för Skatteverket.

Måste man bokföra sin dropshipping-verksamhet?

Ja, även om du bara har några få kunder i början eller bara testar dropshipping som en sidoverksamhet så måste du bokföra. Så fort du har en verksamhet som är tänkt att gå med vinst, och du börjar få in pengar från försäljning, gäller bokföringslagen. Alla inkomster och utgifter ska dokumenteras.

Många som börjar med dropshipping tror att eftersom de aldrig ser varan fysiskt så behöver de inte bokföra lika mycket. Men det är fel. Du är fortfarande ansvarig för både försäljningen till kunden och inköpet från leverantören, vilket gör att det blir dubbla händelser att bokföra.

Vad skiljer bokföring i dropshipping från annan verksamhet?

När man driver dropshipping behöver man tänka på några saker som inte är lika vanliga i andra typer av företag. Till exempel handlar du ofta med leverantörer som finns utomlands, vilket gör att du behöver ha koll på import, tull och momsregler som gäller vid handel över gränser. Dessutom sker dina transaktioner nästan alltid digitalt, vilket betyder att du ofta betalar via banköverföringar, Revolut eller PayPal.

Du har kanske också flera valutor att hålla koll på om du köper från exempelvis USA eller Kina. Det kan göra bokföringen lite mer komplicerad, men det betyder också att det är ännu viktigare att ha ett bra system på plats från början.

Ska man anlita en redovisningskonsult för sin dropshipping?

Det är viktigt att välja en redovisningskonsult som har erfarenhet av e-handel och dropshipping. Många moderna byråer arbetar digitalt, vilket gör att du enkelt kan skicka in dina underlag utan fysiska möten – något som passar perfekt för dig som kanske driver din verksamhet hemifrån eller kombinerar den med andra åtaganden.

På Ecomverse samarbetar vi med Clerk Redovisningsbyrå, en byrå vi varmt rekommenderar till våra elever. Clerk har stor förståelse för hur e-handelsbolag fungerar och erbjuder en mycket förmånlig prismodell – de tar nämligen bara betalt för den faktiska arbetstid som krävs. Det innebär att du slipper fasta avgifter och istället får en flexibel lösning som växer med ditt företag.

Många av våra elever har valt att anlita Clerk som sin redovisningspartner, och responsen har varit mycket positiv. Deras tydliga kommunikation, e-handelskompetens och tillgänglighet gör dem till ett tryggt och effektivt stöd för dig som vill fokusera på att driva försäljning, utan att kompromissa med ordning och reda i ekonomin.

‍

Vilka alternativ finns det för bokföring?

Som nybörjare finns det olika vägar att gå beroende på hur mycket tid och kunskap du har. Ett alternativ är att göra allt själv, till exempel i ett Excel-ark. Det här kan fungera om du bara har några enstaka köp och försäljningar i början. Men risken att göra fel är ganska stor, särskilt när moms och valutaväxlingar kommer in i bilden.

Det vanligaste och mest effektiva sättet är att använda ett bokföringsprogram eller en revisor som hjälper dig. Antingen så kan man använda sig av ett bra program kan kopplas till din hemsida eller så kan revisorn koppla upp sig till både hemsidan och företagskontot så att alla händelser registreras på rätt sätt. Det sparar tid och gör det mycket lättare att deklarera rätt. En redovisningskonsult är oftast dyrare, men kan vara värt det om du känner dig osäker eller har mycket försäljning.

Så fungerar bokföring i praktiken

För att du verkligen ska förstå hur det fungerar i praktiken kommer här en förenklad beskrivning.

För att du ska få en tydlig överblick över hur bokföring fungerar när du driver e-handel eller dropshipping, följer här en förenklad genomgång:

1. Starta ett företag
   För att kunna bokföra behöver du först registrera ett företag. Det vanligaste är att börja med en enskild firma.
   
   
2. Registrera för F-skatt och moms
   När företaget är registrerat anmäler du dig för F-skatt och moms hos Skatteverket. Det är ett krav för att kunna fakturera och göra momsredovisning.
   
   
3. Koppla ihop systemen
   Koppla ditt företagskonto, din e-handelsplattform (exempelvis Shopify) och dina betallösningar (som Klarna eller Stripe) till ett bokföringsprogram. Det gör det enklare att bokföra automatiskt eller halvautomatiskt.
   
   
4. Bokför varje försäljning
   När du säljer en produkt ska du bokföra det som en inkomst. Ange datum för försäljningen, vilket belopp du sålde för och vilken moms som ingick i köpet.
   
   
5. Bokför dina inköp
   När du köper in en produkt från en leverantör bokför du det som en kostnad. Kom ihåg att också bokföra andra avgifter som frakt, tull och importmoms – dessa räknas in i produktens totala inköpsvärde.
   
   
6. Registrera övriga kostnader
   Utöver produkter kan du ha andra utgifter, som annonsering (exempelvis Meta eller TikTok Ads), appar, Shopify-abonnemang, domänkostnader och verktyg. Alla dessa ska bokföras som kostnader och sparas med kvitto eller faktura digitalt.
   
   
7. Redovisa moms
   Beroende på vad du valde vid registreringen ska du redovisa moms antingen varje månad, varje kvartal eller en gång per år. Se till att du håller ordning på vad som är utgående moms (på dina försäljningar) och ingående moms (på dina inköp).
   
   
8. Gör bokslut vid årets slut
   När räkenskapsåret är över gör du ett bokslut. Det är en sammanställning av alla affärshändelser under året – dina inkomster, utgifter, vinster och förluster. Bokslutet ligger till grund för din deklaration.

Bokföra inköp av varor från Sverige vid dropshipping

Om du använder leverantörer som finns i Sverige är det generellt sett enklare att bokföra dina inköp. Det beror på att du får fakturor som är anpassade efter svensk lagstiftning, vilket innebär att moms, datum, organisationsnummer och andra viktiga uppgifter redan är korrekta och tydliga. När du får en sådan faktura ska du bokföra både själva kostnaden för varan och momsen du har betalat.

Låt oss säga att du köper in en produkt för 100 kronor, och momsen på fakturan är 25 kronor. Det totala beloppet du betalar till leverantören blir alltså 125 kronor. I din bokföring ska du då registrera att du har gjort ett inköp för 100 kronor, och att du har betalat 25 kronor i så kallad ingående moms. Det här är moms du i slutändan får tillbaka, eftersom du som företagare får dra av den moms du betalar när du köper in varor till din verksamhet.

När du sedan säljer produkten till din kund ska du registrera en försäljning, och du lägger då också på moms på det belopp kunden betalar. Skillnaden mellan den moms du tar in från kunderna och den moms du har betalat kallas för momsredovisning, och det är den du rapporterar till Skatteverket. Så länge du både bokför dina inköp och dina försäljningar korrekt, kommer detta bli ganska enkelt att hantera, särskilt om du använder ett bokföringsprogram som håller reda på moms automatiskt.

‍

Bokföring utan program (manuellt)

Det går att bokföra manuellt, särskilt om du vill ha full kontroll över varje steg. Det innebär att du själv skriver in varje inkomst och utgift i till exempel ett kalkylprogram som Excel eller Google Sheets. Du skapar kolumner för datum, beskrivning, belopp, moms och konton. Detta kräver dock att du har en grundläggande förståelse för bokföringens principer och vet vilket konto som ska användas för varje typ av transaktion.

Manuell bokföring kan fungera i början, men det blir snabbt svårt att hålla reda på allt ju fler kunder, produkter och betalningar du har. Det finns också risk att man skriver in fel belopp eller missar att bokföra något vilket kan påverka ens momsredovisning och i värsta fall leda till problem med Skatteverket. 

‍

Bästa bokföringsprogram för dropshipping

För dig som driver en dropshipping-verksamhet är ett bokföringsprogram nästan alltid det bästa valet. Ett bra program kan automatisera mycket av det arbete du annars måste göra för hand. Det kopplas ofta ihop med ditt bankkonto, din webbshop eller betal plattformar som Klarna eller Stripe. På så sätt kan programmet automatiskt hämta information om inkomster, avgifter och utgifter och föreslå hur du ska bokföra dem.

Det finns flera svenska bokföringsprogram som är särskilt anpassade för småföretagare. Många av dessa har guider som hjälper dig steg för steg, vilket är perfekt om du inte har tidigare erfarenhet. Vissa är gratis att börja med, medan andra har en låg månadskostnad men erbjuder fler funktioner, till exempel momsrapportering eller stöd för valutahantering om du köper från utlandet.

När du väljer bokföringsprogram är det bra att se till att det finns svensk support, att programmet är uppdaterat enligt svenska lagar och att det har möjlighet att exportera så kallade SIE-filer. Det är filer du kan använda om du någon gång vill byta program eller lämna över din bokföring till en redovisningskonsult.

Program du helst vill undvika

Det finns också bokföringsappar som inte är anpassade för svenska regler eller som saknar viktiga funktioner. Om ett program inte kan hantera moms korrekt, inte är anpassat för e-handel eller inte erbjuder möjlighet att exportera dina bokföringsdata, bör du vara försiktig. Det kan se snyggt och modernt ut på ytan, men skapa stora problem om det inte uppfyller lagkraven.

‍

Vanliga bokförings misstag

När du är ny inom e‑handel eller driver ditt första företag är det lätt att snubbla på bokföringen. Här är de vanligaste misstagen – och varför du bör undvika dem:

• Du väntar för länge med att börja bokföra
  Många tycker att bokföring är något man tar tag i “senare”, när det börjar komma in mer pengar. Men väntar du för länge blir det svårt att hålla reda på vad som hänt. Du riskerar att missa transaktioner, glömma viktiga datum eller behöva lägga onödig tid på att gå igenom gamla kvitton. Börja bokföra direkt – även om du bara har några få affärshändelser.
  
  
• Du bokför inte alla kostnader
  Det är vanligt att glömma små men viktiga utgifter. Många missar att bokföra transaktionsavgifter från exempelvis Stripe, Klarna eller PayPal. Det kan också handla om glömda annonseringskostnader, abonnemang eller appkostnader som dras automatiskt. Alla dessa påverkar din vinst och din momsrapportering – så bokför allt.
  
  
• Du blandar ihop privata och företagsrelaterade pengar
  Om du använder ditt privata bankkonto för företagsköp blir det snabbt rörigt. Det blir svårt att hålla isär vad som tillhör företaget och vad som är dina egna utgifter. Det kan skapa problem när du ska deklarera, redovisa moms eller göra bokslut. Lösningen är att alltid ha ett separat företagskonto och betalkort för alla affärsrelaterade transaktioner.
  
  
• Du har inte koll på moms vid utlandsköp
  Vid inköp från utlandet är det lätt att bokföra fel – särskilt om du inte vet hur importmoms eller omvänd skattskyldighet fungerar. Detta kan leda till fel i din momsredovisning och i värsta fall kostsamma justeringar i efterhand. Läs på eller ta hjälp så att momsen hanteras korrekt från början.

‍

Hur du undviker dem

Det bästa sättet att undvika misstag är att skaffa dig en grundläggande förståelse för bokföring redan från början. Du behöver inte bli expert, men om du förstår hur dina pengar rör sig och hur de ska registreras så har du redan kommit långt. Använd ett bokföringsprogram eller en redovisningskonsult som hjälper dig med moms och transaktioner, och se till att alltid spara kvitton, fakturor och avtal.

Hur förbereder man årsredovisning och bokslut för sin dropshipping?

När räkenskapsåret är slut måste alla företag i Sverige göra ett bokslut. Det är en sammanställning av allt som hänt i företaget under året – hur mycket du har sålt för, vad du har köpt in, vad du har betalat i moms, och hur mycket pengar som finns kvar i företaget. Om du driver en enskild firma räcker det oftast med ett förenklat bokslut. Om du däremot har ett aktiebolag måste du även göra en årsredovisning som skickas in till Bolagsverket.

Årsredovisning

En årsredovisning är ett formellt dokument som innehåller företagets balansräkning, resultaträkning och andra viktiga uppgifter om hur företaget har gått. Det är ett krav för aktiebolag, och det måste följa vissa mallar och regler. Årsredovisningen ska ge en tydlig bild av företagets ekonomiska situation, både för Skatteverket och för allmänheten.

Program eller manuellt?

Det finns program som hjälper dig att skapa en årsredovisning automatiskt, baserat på din bokföring. Det sparar mycket tid och minskar risken för fel. Du kan också göra det manuellt, men då krävs det att du har god kunskap om hur alla delar ska se ut och vad som måste vara med.

Bokslut

Bokslutet är en sammanställning av årets bokföring och görs i slutet av varje räkenskapsår. Det består av företagets tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Bokslutet ligger till grund för deklarationen och visar om företaget gått med vinst eller förlust.

Program eller manuellt?

Även bokslutet kan göras med hjälp av ett bokföringsprogram, vilket gör det enklare att få en överblick och undvika missar. Om du gör det manuellt behöver du gå igenom hela årets bokföring, kontrollera att alla affärshändelser är med, och räkna ut saldon på konton. Det är fullt möjligt, men tidskrävande, och kräver att du har koll på bokföringsprinciper.

‍

Vanliga frågor och svar

1. Måste jag bokföra även om jag bara har några få försäljningar i månaden?
   Ja, bokföringsskyldigheten gäller oavsett hur liten din verksamhet är. Så länge syftet är att gå med vinst måste du bokföra alla affärshändelser.
   
   
2. Kan jag använda mitt privata konto för företaget?
   Det är inte olagligt, men det är starkt avrått. Det blir snabbt rörigt att hålla isär vad som är företagets pengar och vad som är dina egna. Ett företagskonto underlättar både bokföring och deklaration.
   
   
3. Vad händer om jag bokför fel?
   Små fel kan rättas till, men om du missar stora summor, moms eller inte rapporterar in rätt uppgifter till Skatteverket kan det bli böter eller skattetillägg. Därför är det viktigt att hålla koll från början.
   
   
4. Hur ofta måste jag bokföra?
   Du ska bokföra löpande, alltså så snart som möjligt efter att något hänt i företaget. Moms redovisas oftast varje kvartal eller årsvis, beroende på vad du valt.

‍

Ansök till Ecomverse – få rätt kunskap redan från start

Om du känner dig osäker på bokföring, moms eller hur du ska bygga ett hållbart dropshipping-företag så är Ecomverse rätt plats för dig. Vi är ett utbildningsprogram och en community för nya entreprenörer som vill lyckas med e-handel på riktigt.

Hos oss får du inte bara hjälp med att hitta rätt produkter och bygga din butik, utan också vägledning i hur du ska sköta allt runt omkring som bokföring, leverantörs säkerhet och långsiktig strategi. 

Vi visar dig steg för steg hur du ska göra för att slippa onödiga misstag, komma igång snabbare och våga växa tryggt. Dessutom får du tillgång till en stark community med andra entreprenörer som är i samma situation som du.

Ansök till Ecomverse idag och ta ditt första riktiga steg mot ett framgångsrikt e-handelsföretag.